Umpan Balik, pembuktian kriteria 4.1.2

9 comments

Kriteria 4.1.2 adalah tentang umpan balik kegiatan UKM yang didapatkan dari sasaran. Bagaimana membuktikan 4.1.2, dibawah ini saya coba menjelaskan apa saja yang diperlukan.

Pokok Pikiran

Dalam pelaksanaan kegiatan dilakukan pembahasan konsultatif dengan masyarakat, kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran kegiatan oleh Penanggung jawab UKM Puskesmas dan pelaksana untuk mengetahui dan menanggapi jika ada perubahan kebutuhan dan harapan sasaran.

Untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sasaran kegiatan diperlukan umpan balik dari masyarakat dan sasaran kegiatan untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan-perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan UKM Puskesmas.

Umpan balik dapat diperoleh melalui pembahasan atau pertemuan konsultatif dengan tokoh masyarakat, kelompok masyarakat atau individu yang merupakan sasaran melalui forum-forum yang ada, misalnya badan penyantun Puskesmas, konsil kesehatan masyarakat dan forum-forum komunikasi yang lain.

pexels-photo-263532.jpeg

Pemahaman tentang UMPAN BALIK

Konsultasi dengan masyarakat dimaksudkan untuk mendapatkan masukan tentang pelaksanaan kegiatan UKM. Masyarakat yang dimintai pendapat adalah sasaran. Sesuai dengan kriteria yang masih berada di bawah standar 4.1 (bagaimana kebutuhan masyarakat menjadi masukan terhadap perencanaan UKM) dan berada di bawah bab 4 UKM berorientasi sasaran.

Perbedaan yang nyata antara umpan balik dengan kebutuhan masyarakat menurut saya adalah umpan balik sudah melalui kegiatan. Sedangkan kebutuhan masyarakat diidentifikasi pada saat akan membentuk rencana.

umpan balik

Untuk cara sangat bergantung bagaimana kondisi lapangan

  • Kelompok masyarakat sasaran yang terpelajar, mudah mengerti dengan kegiatan tul-menul (tulis menulis), tentu bisa dengan mudah menggunakan bentuk angket. Dan bisa direkapitulasi dan ditindaklanjuti pasca pertemuan.
  • Kelompok masyarakat sasaran yang tidak terbiasa dengan tul-menul, mungkin bisa dalam bentuk verbal.
  • Tokoh masyarakat, lintas sektor yang kebetulan hanya bisa didatangi personal, bisa dalam diskusi. Selama hasil dicatat dan dilaporkan.

Tentu saja untuk melihat umpan balik lebih mengena tentang masukan perbaikan adalah apabila pemberi masukan adalah sasaran, atau orang yang ikut serta dalam kegiatan. Seringkali saya mengilustrasikan untuk memberikan masukan tentang kelas ibu hamil, pak Camat mungkin kurang bisa diandalkan untuk umpan balik, kecuali mungkin bila bu Camatnya juga sedang hamil dan beliau ikut mendampingi.

Umpan balik secara umum juga diminta di Admen. Kriteria 1.1.2 meminta masukan baik kepada sasaran maupun pada pengguna jasa puskesmas. Karena itu yang ada di 4.1.2 adalah merupakan bagian dari pendapat masyarakat tentang pelayanan yang diberikan oleh puskesmas, baik UKM maupun UKP. Kepala Bagian Tata Usaha (boleh disingkat Kepala BaTU) seharusnya memahami di puskesmas, para pengunjung bisa memberikan masukan terhadap layanan melalui sarana dan metode apa, dan apa yang dilaksanakan oleh PJUKM dan pelaksana-pelaksana dalam mengambil umpan balik kegiatan UKM.

Proses Umpan Balik

Umpan Balik

Proses pelaksanaan Umpan balik dilaksanakan dengan cara :

  1. Pada saat pelaksanaan dilakukan permintaan umpan balik.
  2. Bila memungkinkan pada saat itu dilaksanakan identifikasi apa saja yang diumpan balik. Dan bisa segera ditindaklanjuti untuk hal-hal yang sederhana.
  3. Pada periode yang disepakati dilaksanakan pembahasan konsultatif, bisa internal maupun melibatkan pihak-pihak terkait.
  4. Lakukan perbaikan dari jadwal dan atau rencana.

Umpan balik yang bisa sederhana ditindaklanjuti misalnya : pada saat pelaksanaan posyandu yang terpapar panas matahari dan disampaikan umpan baliknya setelah selesai kegiatan, secara sederhana tindaklanjutnya adalah untuk jadwal berikutnya dilaksanakan di tempat yang lebih teduh, sepakati untuk berikutnya dilakukan perubahan tempat (2). Pada perubahan jadwal (disusun bulanan) dan ada perubahan yang mengharuskan perubahan alamat/lokasi bisa diganti dengan lokasi yang baru (4).

Hal-hal yang memerlukan perubahan rencana (RPK dan atau RUK), biasanya adalah umpan balik yang menyebabkan konsekwensi anggaran. Misalnya penambahan volume kegiatan. Tindak lanjut di tempatnya bisa dengan menyampaikan usulan akan disampaikan dalam rapat di puskesmas. Sedangkan perubahan rencananya. Bila diperlukan :

  • RPK tahun berjalan bisa dilakukan perubahan di pertengahan (PAK)
  • RUK tahun depan sampai dengan anggaran untuk tahun depan disahkan (Oktober) maka RUK N+1 bisa dinamis diubah.

Hal-hal yang berkaitan anggaran harus tetap memperhatikan aturan yang ada di kabupaten/kota.

4.1.2.1

Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab UKM Puskesmas menyusun kerangka acuan untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat dan sasaran program tentang pelaksanaan kegiatan UKM Puskesmas.

Regulasi : Kerangka acuan untuk memperoleh umpan balik (asupan) pelaksanaan program kegiatan UKM.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam kerangka acuan umpan balik adalah :

  • Pada jadwal kegiatan seharusnya kegiatan terdiri dari : umpan balik, pembahasan dan evaluasi. Tetapkan periodenya, terutama untuk pembahasan dan evaluasi. Buat dalam bentuk gantt chart akan lebih mudah melihatn
  • Metode harus dijelaskan, misalnya menggunakan angket, atau secara verbal.
  • Tentukan pencatatan dan pengarsipannya bagaimana.
  • Tentukan apakah semua kegiatan dari tiap program diumpan balik, bila tidak memungkinkan batasi di dalam KAK apa saja programnya atau kegiatannya.
  • Bila menggunakan angket, contohkan blanko angketnya.
  • Bila dibuatkan admen dan hanya satu KAK umpan balik untuk seluruh layanan baik UKM maupun UKP, perhatikan apakah umpan balik kepada sasaran cukup jelas dijabarkan.

4.1.2.2

Hasil identifikasi umpan balik didokumentasikan dan dianalisis.

Dokumen : Dokumen hasil identifikasi umpan balik, analisis dan tindak lanjut terhadap hasil identifikasi umpan balik.

Meskipun yang ditanyakan adalah dokumen, disini yang dititikberatkan adalah pelaksanaan/implementasi dari KAK pada 4.1.2.1. Metode dan cara pendokumentasian yang cocok dengan KAK harusnya bisa dibuktikan dengan dokumen hasil pelaksanaan. Bila metode dinyatakan dengan angket, tentunya ada kumpulan hasil pelaksanaan kegiatan dalam bentuk angket, beserta identifikasinya.

umpan balik

Kegiatan umpan balik juga harus bisa ditelusur kepada pelaksana program. Sehingga pemahaman tentang umpan balik di programnya juga harus dimiliki oleh tiap pelaksana program. Contoh : Dalam KAK salah satu program yang meminta umpan balik dari sasaran adalah KIA pada kegiatan Kelas Ibu Hamil. Maka seorang Pelaksana KIA harus memahami bagaimana cara umpan balik dilaksanakan pada saat kelas ibu hamil tersebut, ada gambaran apa saja yang pernah diberikan masukan oleh sasaran (ibu hamil dan pendampingnya), bagaimana waktu itu menanggapinya, dimana hasil/angket atau catatan pelaksanaan tersebut disimpan, dst.

4.1.2.3

Dilakukan pembahasan terhadap umpan balik dari masyarakat maupun sasaran oleh Kepala Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas, pelaksana, lintas program, dan jika diperlukan dengan lintas sektor terkait.

Dokumen : Bukti pelaksanaan pembahasan, hasil pembahasan, tindak lanjut pembahasan.

Bila memungkinkan pembahasan bisa dilakukan dalam Miniloka Lintas Program, Miniloka Lintas Sektor, dan atau pada saat Pembinaan PJUKM pada Pelaksana Program. Bila dalam bentuk pertemuan, setidaknya dalam notulen ada agenda yang menyatakan pembahasan dan dalam notulennya ada apa yang dibahas.

Fokuskan pembahasan umpan balik dalam pertemuan seperti ini adalah yang umpan baliknya tidak bisa ditangani oleh pelaksana, membutuhkan kebijakan kapus, atau ada konsekwensi anggaran. Bila disampaikan dalam Miniloka LS, sampaikan secara umum umpan balik yang positif dan negatif pada kegiatan yang menuntut keterlibatan LS.

4.1.2.4

Hasil identifikasi digunakan untuk perbaikan rencana dan/atau pelaksanaan kegiatan.

Dokumen : Bukti perbaikan rencana pelaksanaan program kegiatan UKM.

Perubahan rencana atau jadwal bisa disampaikan sebagai bagian pembuktian bahwa umpan balik dibahas dan menghasilkan rencana tindak lanjut. Ada proses PDCA. Plan adalah yang tertera di KAK, Do : pada saat pelaksanaannya. Check pada saat pembahasannya dan Act adalah RTL yang dihasilkannya.

  • Bila cukup sederhana seperti perubahan tempat, menggeser waktu, pelaksana dll yang dilakukan perubahan cukup sebatas perubahan jadwal. Perlihatkan jadwal yang lama seharusnya apa dan apa perubahannya.
  • Bila ada konsekwensi anggaran, misalnya Kegiatan KP ASI dirasakan manfaat di satu kelurahan dan umpan balik dari lurah dan kader meminta ditambah pos di RT tertentu. Sedangkan dalam pelaksanaannya ada keharusan pendanaan konsumsi misalnya, maka umpan balik yang seperti ini bisa dimasukkan dalam perubahan rencana.
    • Bila kegiatan di semester pertama tersebut terasa sekali mendesak maka perubahan terdekat kemungkinan adalah PAK. Sehingga akan terjadi perubahan RPK.
    • Sedangkan bila kegiatan hanya bisa dianggarkan di tahun depan, dan anggaran untuk tahun depan belum disahkan. Perubahan bisa dilaksanakan di RUK.

4.1.2.5

Dilakukan tindak lanjut dan evaluasi terhadap perbaikan rencana maupun pelaksanaan kegiatan.

Dokumen : Bukti tindak lanjut dan evaluasi terhadap perbaikan yang dilakukan.

Tindak lanjut seharusnya bisa ditelusur baik dari dokumen maupun dari wawancara/observasi dengan pelaksana. Contoh dokumen yang bisa ditelusur misalnya adalah foto pelaksanaan tindak lanjut perbaikan. Bisa dengan lebih baik disampaikan before – after untuk memberikan gambaran yang jelas tentang pelaksanaan perbaikan.

umpan balik

Sedangkan contoh melakanakan evaluasi terhadap perbaikan bisa dibuat dengan tabel evaluasi secara sederhana. Kegiatan evaluasi sendiri bisa dilaksanakan sesuai dengan jadwal. Sangat disarankan kegiatan evaluasi bisa dilaksanakan dalam waktu yang cukup lama misalnya 6 bulanan. Hal-hal yang diperlukan pengendalian bisa dilaksanakan bulanan melalui kegiatan monitoring.

Contoh Hasil Evaluasi  Perbaikan :

umpan balik

PENUTUP

Secara ringkas umpan balik dilaksanakan bersama dengan kegiatan UKM. Setelah itu dilaksanakan pembahasan untuk menghasilkan perbaikan rencana. Setelah perbaikan rencana dilaksanakan, perlu kita evaluasi.

Kegiatan ini diperlukan untuk memperbaiki rencana sesuai dengan standarnya berada di 4.1. Kemudian juga digunakan analisisnya dalam 5.2.2.2 (kajian kebutuhan sasaran). Dan merupakan bukti bahwa puskesmas mengikutsertakan pengguna layanan secara aktif untuk memberikan umpan balik terhadap kinerja kegiatan (1.1.2.1).

Demikian

Agus Ciptosantoso

9 comments on “Umpan Balik, pembuktian kriteria 4.1.2”

  1. Terima kasih banyak dokter atas informasi, penjelasan dan bimbingan nya, sungguh sesuatu yg sangat bermanfaat bagi kami.. Kami.menantikan bimbingan lebih lanjut. Untuk pelaksanaan di puskesmas kami sudah saya coba dg lisan yg di buku kan juga dg angket untuk.bbrp pertemuan spt advokasi,.pelatihan dokter kecil dll

    1. Terimakasih juga kunjungannya .. sila dishare dengan teman-teman .. saya coba nulis lebih sering lagi. 🙂

  2. Terima kasih dokter, tuk infonya. Ini tambahan ilmu bg sy khususnya, krn ini mempermudah km tuk melakukan keg tsb…Alhamdulillah..😊👍

  3. terimakasih atas ilmunya dok…utk pertemuan pembahasan umpan balik lintas program dilakukan setiap bulan kah?utk pembahasan di lintas sektor di tribulan brp?

    1. Ngga ada salahnya memang dibahas setiap bulan bila ditingkat pelaksana belum selesai. Karena kadang2 tanpa perlu dibahas ada yang setingkat pelaksana sudah beres.

  4. Alhamdulillah. Terima kasih dokter atas ilmunya. Sangat bermanfaat sekali bagi kami di Puskesmas. Kami menanti bimbingan lebih lanjut.

Tinggalkan Balasan